Prozessmanagement

Vorhandene Prozesse stetig und nachhaltig verbessern

Was ist das - ein Prozess?

Ein Prozess ist die Abfolge von Aktivitäten. Lateinisch procedere –vorwärts gehen“. 
Das Gabler-Wirtschaftslexikon definiert „Prozess“ als die Gesamtheit aufeinander einwirkender Vorgänge innerhalb eines Systems.

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Was ist das – Prozessmanagement?

Prozessmanagement bezieht sich auf organisatorisches und / oder technische Abläufe. Prozesse organisiert jeder Mensch. In unserem Leben, in unserem Arbeiten, auch in unserer Freizeit, einfach in allem stecken Prozesse.

Und gerade für Unternehmen gilt, ihre Prozesse so effektiv und effizient wie möglich einzurichten. Um damit, als komplexe Systeme, die Herstellung und die Vermarktung ihrer Produkte und Leistungen optimal zu organisieren.

Kurzum: Ein systematisches Prozessmanagement ist die Grundlage dafür, Prozesse stetig zu optimieren.

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Modernes Prozessmanagement

Ziel ist es, optimale Prozesse zu erreichen. Dafür versteht modernes Prozessmanagement Prozessoptimierung nicht als punktuelle Eingriffe, sondern als regelmäßig wiederkehrende und stetige Aufgabe. Dazu werden konkrete Abläufe mit dem Ziel betrachtet, Fehler zu vermeiden und über stetige Prozessoptimierungen die Effizienz vorhandener Arbeitsprozesse und den Einsatz von Ressourcen zu steigern. Ebenso gehört dazu, Widerstände gegenüber Veränderungen zu begegnen.

Prozessmanagement und Managementsysteme beeinflussen sich gegenzeitig enorm und sollten daher unbedingt über ein gemeinsames System gesteuert werden.

Beispielsweise erreichen Prozessmanagementsysteme über Controllingmechanismen belastbare Aussagen über Zielerreichungsgrade, die wiederum das Qualitätsmanagement zu bestimmten Handlungen veranlasst. Ein weiteres Beispiel für den gegenseitigen Systemnutzen sind die Datenmengen, die sowohl im Prozess- als auch im Qualitätsmanagement entstehen. So entscheiden Käuferverhalten über die angebotenen Produkte und Produktdetails. Über Prozessoptimierungen in der Fertigung können höhere Mengen hergestellt werden, die wiederum über Marketingmethoden und Vertriebskanäle den Kunden angeboten werden.

Die DIN EN ISO 9001:ff – weltweit erprobt

Das weltweit bekannteste, und am häufigsten angewendete, Qualitäts- und Prozessmanagementsystem ist die DIN EN ISO 9001:ff. Auf ihrem System bauen eine Vielzahl von Standards auf, die optimal für Prozessmanagements genutzt werden können.

Für die DIN EN ISO 9001:ff ist der prozessorientierte Ansatz entscheidend!

Die DIN EN ISO 9001:ff definiert einen Prozess als Tätigkeiten, die in Wechselbeziehung oder in Wechselwirkung zueinander stehen. Demnach kann ein Unternehmen als ein einziger Prozess angesehen werden oder in einzelne Haupt- und Teilprozesse detailliert werden. In jedem Fall werden Ressourcen eingesetzt und nach bestimmten Regeln zu Produkten und Leistungen im Sinn einer unternehmerischen Gesamtaufgabe umgewandelt.

Prozessoptimierung im Sinn der DIN ISO EN 9001:ff bedeutet immer eine systematische Vorgehensweise. Prozesse werden dazu in die Abfolge einzelner Schritte zerlegt. Eingaben in die Prozesse werden durch die Abarbeitung der Schritte in Prozessergebnisse umgewandelt. Die einzelnen Schritte werden oftmals als Flussdiagramm dargestellt.

Je besser ein Prozess geplant ist, desto weniger Fehler sind zu erwarten. Daher sind transparente und stabile Abläufe die Basis der ständigen Verbesserung

Ihre Vorteile durch ein Prozessmanagement

Mit den Vorteilen eines Prozessmanagements hat sich u.a. die folgende Studie (über persönliche Befragungen) aus dem Jahr 2009, die weiterhin Richtigkeit hat, beschäftigt: Kohlbacher, M: „The Perceived Effects of Business Process Management„ – IEEE International Conference in Toronto im September 2009 (TIC-STH 2009).

Die Studie ergab folgende, mit Prozessmanagement verbundene Effekte

  • klare Strukturen und höhere Transparenz in der Organisation
  • klare Verantwortlichkeiten
  • bessere Kommunikation und Zusammenarbeit
  • Effizienzsteigerung
  • Steigerung der Prozessqualität mit höherer Produktqualität, kürzeren Durchlaufzeiten und besserer Kundenorientierung
  • Erhöhung der Lieferfähigkeit und Erhöhung der Flexibilität.
  • höhere Termintreue,
  • bessere Bedienung heterogener Kundenstrukturen
  • höhere Kundenzufriedenheit,
  • schnellere/bessere Einarbeitung,
  • höhere Mitarbeitermotivation
  • insgesamt Förderung des Unternehmenswachstums und der finanziellen Performance

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